saito
～記者さんから取材依頼があったらどうする？～「小さな会社のための広報術」３
「自社の取り組みをたくさんの人に知ってもらいたい…」 「お金をかけずにPRをしたい」
はじめて広報の担当になった方や、ちいさな会社の経営者などは、広報に関してさまざまなお悩みがあるかと思います。
本コラムでは、広報について、必要性や魅力、広報がウマくいく会社とそうでない会社の違い、旬で有効なキーワードなど、すぐに役立つ実用的な情報を分かりやすく伝えることなどを紹介させていただきます。
今回は、広報の仕事で切り離せないニュースリリースについてです。
配信する前後の作業について整理します。
ポイントは３つです。
１．日々のメディアチェック
２．広報窓口機能を設置する
３．メディアも「人」として付き合う
早速、見てみましょう。
ニュースリリースと取材対応
ニュースリリースは、どの媒体（メディア）にどんな内容の記事が掲載されたいのかを想定して内容を作り込みます。それには日頃からメディアの傾向をチェックしているかどうかがとても大切です。
ただ「記事にしてほしい」と思っていても相手が受け入れてくれるかどうかを考えるということですね。
よくある質問で
「どうしたら○○新聞（または雑誌）に記事として掲載してもらえるのか」
というのがあります。わりと多くの方が特別な人脈が必要と思っているようです。
しかし記事は人脈で書いてもらうものではありません。
どんなリリースを作成し、どこへ発信するかを明確にすることがその近道です。
さて、ニュースリリースの内容に大事なことは
・ニュース性
・社会情勢と連動
・読者に役立つこと
です。
ニュースリリースを発信した後、取材対応をしてはじめて記事になります。
きちんとしたメディアであればあるほど、ニュースリリースだけで記事にしてしまうことはほとんどありません。したがって、いかに取材したくなるニュースリリースを書いて発信するかが、成功のポイントになるのです。
取材は時間との勝負の場合が多く、電話で問い合わせが来ることが多くあります。
取材についての最初の問い合せがあった時点で、確認するべきポイントは次のようになります。
以上の項目をフォーマットにしておき、社員の誰が電話をうけても回答できるようにしておけば、広報担当専任者がいなくても、広報対応がきちんとできている会社であるというメディアからの信頼を得ることができます。
メディアリレーションの構築
たいてい時間を競っているメディアにとって、取材しやすい会社はありがたい存在です。
しかし、取材対応に慣れていない場合、取材しにくいと思われることもあります。
ここである事例を紹介します。
人材教育関連会社Ｂ社が広報担当者を置きたいと考えた理由は、当時の社会情勢にともなって業界自体がメディアから注目され、ニュースリリースをしていなくても取材が来ることが多くなったためです。
しかし、対応方法を決めていなかったために、せっかくの取材依頼の電話をたらいまわしにしてしまったり、折り返しの連絡をなかなかできないまま放置してしまったりして、記事として取り上げてもらう機会を逸してきてたそうです。
同規模の競合他社が同じ時期に記事として掲載されてしまったことから、対応のまずさに気づく結果となったのです。
メディアの取材したい意図も踏まえて、どこまで情報提供するかの見極めは必要ですが、取材に協力してよい記事を書いてもらうというスタンスで広報窓口的な機能を設置することでメディアへ与える印象はぐっと変わります。
取材してもらうことになったら、会社案内、事業概要など基本的な資料を揃えておきます。
さらに、取材で説明する事業やサービスに関する資料として現物や画像データなどもあるとよいでしょう。
相手の立場に立って「どんなものがあればきちんと伝わるか」を考え、資料を準備します。
対応は、中小企業の場合は基本的には社長と担当者がよいでしょう。
Ｂ社の場合は、あまり表にでたくないという社長さんでしたので、たいていは、担当役員が対応しました。
記事が掲載されたあとは、記者さんに記事の感想を踏まえてご連絡してみることをおすすめします。
記者さんとしては、記事の反応、反響は常に気になるものです。
記者さんの署名記事をみかけたら、たとえ自分の業界の情報でなかったとしても、きちんと記事を読み、できれば感想などをメールするなど、一読者としての反応を示すことは、悪いことではありません。
そうしたやりとりを続けることは、広報担当者としてだけでなく、人と人の人間関係に発展していくきっかけとなります。小さな会社のメディアリレーションは、たくさんの数が必要なのではなく、そうした気持ちの通った人対人の関係を作っていくことが大切なのです。
ー 次回へ続くー
