～テーマごとに広報計画を立てよう～「小さな会社のための広報術」２

「自社の取り組みをたくさんの人に知ってもらいたい…」 「お金をかけずにPRをしたい」

はじめて広報の担当になった方や、ちいさな会社の経営者などは、広報に関してさまざまなお悩みがあるかと思います。

本コラムでは、広報について、必要性や魅力、広報がウマくいく会社とそうでない会社の違い、旬で有効なキーワードなど、すぐに役立つ実用的な情報を分かりやすく伝えることなどを紹介させていただきます。

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前回の続きです。

今回のポイントは３つです。

１．メディアの動向を情報収集する

２．記事掲載は「時期」の条件で左右される

３．ニュースリリース後、掲載後の社内体制をつくる

早速、見てみましょう。

リリースは、ただ出すだけでは非効率！ しっかり時期を見極めましょう。

Ａ社は、日本ではじめての新サービスを知らせることを最優先することに決めました。

期間は半年です。

半年後は、関連の別サービスを展開し、社長名、エンドユーザーを露出していく計画です。

期間を半年と設定をしたのは、それが環境関連分野のサービスであったためです。国際的な環境問題について議論される洞爺湖サミット（2008年）開催までは、メディアが関連情報を求めているという状況を広報担当者が把握したからです。

Ａ社にとって、とてもタイムリーな状況が整っていました。

あとはどうやったら記事にしてもらえるかを考えて、リリースを作成しました。

しかし、ニュースリリースを作成してメディアに発信すれば掲載されるというわけでないのは、ご存知のとおりです。

リリースを登録するとインターネット上のニュースサイトなどへ配信してくれる便利なサービスもあります。

とにかく情報をばらまきたい時には有効と言えます。

一方、記事としてメディア掲載された情報とは、その発信元や内容への信頼度はとても高いものがあります。きちんと伝えたいときにはそれに見合った伝える努力をすることが大事です。

Ａ社がとった手法は、季節イベントである「バレンタインデー」に新サービスを関連付けた商品を企画するというものでした。

大手ブランドや食品メーカーの話題に事欠かない時期でしたが、Ａ社ならではの「付加価値」を与えたことが写真とともに各紙で報じられました。

広報するには「弱い」内容でしたが、「時期」が味方になってくれました。

広報担当を明確にし、社内体制を整えましょう

全体の年間広報計画を立てることができたら、次に行うのは、テーマごとの短期の広報計画です。

Ａ社の場合は、最初にとりかかるテーマが、バレンタインギフトですから、その時期を挟んで、いつニュースリリースを出し、いつごろ記事掲載される見込みかをシュミレートしました。

記事が掲載されたあと、各方面からの問い合せや注文などに対応しなくてはいけませんので、その対応内容も計画に盛り込む必要があります。

規模によっては広報担当者だけではなく、会社を上げての人員体制や電話受付対応などの想定が必須になります。社内調整も重要な項目です。

Ａ社は、バレンタインデーの２週間前の１月末頃にニュースリリースの発信を開始しました。

バレンタイン当日までに記事掲載されることが目標です。

ニュースリリースを、一度発信して終わりにせず、目標設定した時期までメディアに対応し続けていきましょう。

リリース後、広報担当者あてのメディアからの問い合せは、最近ではメールが主流になりましたが、急いで取材したい記者さんは電話をかけてくる場合もあります。

そのため、 広報担当者が社内にいない場合は、どのようにするべきか、伝達方法を決めておくことが重要です。基本的には、相手先を確認して広報担当者から折り返すようにします。

ー 次回へ続くー