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広報への誤解(後編)イノベーションズアイ連載コラム10 

広報担当からのよくある質問

ここからは、広報担当者から飛び出した質問を集めています。最初にまとめてしまうと、常々感じるのは、広報担当業務をタレント活動のようにとらえているひとが案外いらっしゃるということです。

これは当社に就職やパート希望で来られる方にも共通して感じることです。メディアとの付き合い=華やかな世界、そこに身をおくことで、自分が輝ける(のではないか)という錯覚に陥っている図式が思い浮かびます。


また、社内からの見え方も「広報担当はメディアと遊び歩いている」「何をやっているのか分からないセクション」となりがちなことは、広報担当者は知っておくべきです。


メディアの側でも女性をもてはやす傾向が特に増していると感じるので、本人も社内も勘違いしてしまうことも多いでしょう。広報担当者は、会社の顔、社長の代弁者であって、その人「個人」を売る活動ではないことを本人が自覚する必要があります。



(広報担当者)「広報担当になったら雑務ばかり増えて困っている」


(回答)広報業務は、社内でどこも担当しないような業務が集ってくるケースが多いのです。しかしだれかがやらなければならないとしたら、それは広報でやることが適切かどうかの判断もありますが、雑務=困るという発想ではなく、会社の「広報担当として引き受ける」という姿勢で望みましょう。


広報業務は、体力勝負、地道で地味、社内なんでも屋------などと、諸先輩方もいろいろなところでおっしゃっていますが、これらの表現は皆正しいと思います。



(広報担当者)「社内から特別な立場だとみられてしまう。どうしたらよいのでしょう(少し嬉しい気分もあり)」


(回答)特に小さな会社でなくても広報ではひとりの担当者に情報を集約させることがメディア向けにも、社内向けにも都合がよいため、ひとり担当者は珍しくありません。しかし、新たに広報担当を置いた会社などでは、これまでと違う立場、役割をどう社内に理解してもらうか、経営者が通達するべきです。

経営者の方が、あまり熱心に広報について社内に語ってくれない場合は、広報担当者自身が、社内の誤解を解く努力をすることになります。


これは、ときには、気持ちが萎えてしまうような行程を経る場合もあります。各社の状況にもよりますが、広報からの活動報告を社内に向けてこまめにしていくことが小さくとも改善への一歩ではないでしょうか。



(広報担当者)「初対面の記者さんに、会社説明はどこまですればよいのでしょうか」


(回答)すべてです。しかし、本来参考にしてほしいのは、社長が初対面の記者さんや外部の方に対して、どんな表現でどのように説明するかを何度か同席させてもらって把握してください。記者さんには、自分の言葉で語る前に、社長の代弁者として語ることを重視したほうがよいでしょう。



(広報担当者)「記者さんに一斉メールを出してもいいのですか」


(回答)出さない方がよいと思います。一度でもお会いしたことのある記者さんであればなおさらです。一斉メールでお知らせしたい内容は、しばしばリリースであるようですが、 個人あてに送ることで、しっかり伝えたいというこちらの姿勢が伝わります。そもそも、しっかり伝えたいと思っていますか?リリースすることが単なる作業になってしまっていませんか。伝えたいと思うなら、伝わる方法をとったほうがよろしいでしょう。一斉メールは該当しないでしょう。



(広報担当者)「広報担当としてブログを書きたいのですが」


(回答)書いてよいかどうか、その内容については会社の承認なくしてやってはいけないと考えます。会社が承認した場合でも、広報として書いてよい内容はとても限られます。会社のアピールになるということよりも、どなたにも不快感を与えないと自信が持てる内容を吟味して書くことができるかどうかが重要ではないでしょうか。個人の顔ではなく会社の顔であることを忘れないようにしましょう。


ニュースリリースとして発信できることは、ブログに先に書かずに記者にリリースで伝えることはとても重要です(追記)。



いかがでしたでしょうか。他にもたくさんの質問を日々いただきますが、代表的なものをピックアップしました。皆様の広報活動の参考になれば幸いです。



※このコラムは2012年に中小企業向けにイノベーションズアイで連載した内容を転載しています。当時と状況が変わり内容が古くなっている箇所がありますので、可能な限り追記修正していきます。

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