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社内報の活用(前編)イノベーションズアイ連載コラム9 

社内報を作ろう

社内報は、社員に会社の動きを知らせたい、社員間のコミュニケーションを促進したり、モチベーションをアップしたい、自分のメッセージを伝えたい、という経営者の願いを叶える手法のひとつです。

社内報作成をするのに、それを外部の専門会社に任せる場合と、社内で作成する場合がありますが、ご存知のとおり、当然前者は費用と会社のことを理解してもらうための時間がかかります。したがって小さな会社にははじめは後者をおすすめします。


A社の広報担当者Kさんは、ある日社内報を作るよう、社長から指示されました。何から手を付ければいいか分からなくなり、大企業の社内報を取り寄せてみましたが、それを見てさらに不安になりました。カラーの冊子になっていて、ちょっとしたフリーペーパーのようなものだったからです。


社内報には、定義や決まりはありませんが、経営者の考える目的を明確にしておくことで内容や体裁も決まってくるでしょう。それを踏まえた上で、Kさんは、社内報に関する情報を次の項目で整理しました。<1体裁、2内容、3発信頻度、4配布先>もちろん、広報業務の中でどのくらいの時間を割くかも考慮しました。


社内報の体裁は、紙(配布)、社内イントラネット、メールなどが一般的ですが、読みやすさが大切です。内容は、社長メッセージ、新規事業等の紹介、社員や支店等の仕事風景の紹介、メディアで紹介された記事などのクリッピング、広報からのお知らせ、社内イベントの案内、編集後記などで、構成されているケースが多いようです。


発信頻度は、理想は毎週ですが、月1または隔月くらいのペースで発信することをおすすめします。掲載する内容、例えば社内行事の頻度や新商品等の発表の頻度によって決めていきます。配布先は、社員のほか、主要取引先にも配布するケースがあります。その場合は、使用する言葉遣いを社内用語にしないなどの配慮が必要になります。


社内報の大きな効果のひとつと言えるのは、社員の意見や取り組みを紹介することで、社員のモチベーションをあげることができるという点でしょう。家族に喜ばれたという声もあります。広報が社員を主役にして取材記事を書いてあげるというイメージです。取材されたら誰でも嬉しいですよね!


また、社内報の内容を一部流用しウェブコンテンツとして、会社の公式サイトにアップすることができます。ウェブの更新頻度を高めることに貢献できます。


さらに、自社をとりまく外部の意見を社内に紹介しやすいという点もあります。

このプラス効果を想定して、Kさんは社内報の内容として、「社長対談」を企画しました。社長を誰かと対談させ、その内容を社員、お得意先に紹介していくことで、第三者的な自社への意見、評価、業界動向を把握できることが社員にも役立つと考えたのです。


対談相手は、同じくらいの規模の会社の経営者にしたいと考えました。最初は、同地域で活躍する別業種の経営者を選びました。社長同士が知り合いだったということから、先方の広報担当者に企画提案し、相互協力してすすめることになりました。


また、このような社内報の企画自体を社員にも浸透させるため、社長の対談相手を社内公募することも予定しています。著名人の名前があがることは容易に想像できますが、社員に社内報の認知をひろげ、参加してもらうということの意義に着目しています。


以降は後編へ続きます。



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※このコラムは2012年に中小企業向けにイノベーションズアイで連載した内容を転載しています。当時と状況が変わり内容が古くなっている箇所があります。

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